Projektkommunikation: eine Mail reicht nicht!

Gehen mit dem Projekt Veränderungen für die Mitarbeiter einher, müssen die Mitarbeiter darüber transparent informiert werden.

Eine Kommunikationsstrategie ist dabei mehr als nur hilfreich. Denn eine gut geplante Kommunikation erhöht die Akzeptanz für die anstehende Veränderung bei den Mitarbeitern und entscheidet mit darüber, ob die Veränderung erfolgreich umgesetzt wird. UND verschafft dem Projektleiter Ruhe = unbezahlbar

Bei der Umsetzung von Ressourceneffizienzpotenzialen stehen typischerweise die technischen Aspekte im Vordergrund. Der Projektleiter konzentriert sich darauf Prozesse zu optimieren. Weiche Faktoren wie Kommunikation sind weniger anfassbar und werden als Planungsfaktor vergessen.

Da Kommunikation fester Bestandteil des Betriebsalltags ist, findet auch die Projektkommunikation ungeplant statt. Es werden unreflektiert die vorhandenen bekannten Kommunikationsmethoden und -wege verwendet. Unabhängig vom Kommunikationsziel.

Der Erfolgsfaktor Kommunikation bedarf der Planung!

Wenn der Projektleiter von seiner Umgebung gefühlt dauernd nach Informationen gefragt wird, nervt das nicht nur sondern es wird eine Menge Zeit verschwendet. Daher empfiehlt es sich vor dem Projektbeginn eine Kommunikationsmatrix zu erstellen und die Kommunikation im Projekt zu planen.

  1. Welche Gruppen /Personen sind am Projekt beteiligt?

Ein Projekt zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass Menschen mit verschiedensten Einflüssen, Werten, Vorstellungen und Qualifikationen zu einem bestimmten Thema zusammenkommen.

Wer ein Projekt erfolgreich führen möchte, sollte sich bewusst werden, welche Personen (neben dem eigenen Team) noch am Projekt beteiligt sind. Von Betriebsrat über die informellen Meinungsbildner bis zum Projektteam sind eine Reihe von Gruppen und Personen am Projekt beteiligt / interessiert. Welche Gruppe muss Informationen zum Projekt erhalten? Welche Gruppe erhält keine Informationen.

  1. Welches ist das Kommunikationsziel?

Warum werden diese Gruppen informiert? Wozu benötigen sie diese Informationen?

  1. Welche Informationen benötigt wer?

Festlegung des konkreten Inhalts für die einzelnen Gruppen / Personen.

  1. In welchem Zeitintervall wird wer informiert?

Das ist der Punkt, der dem Projektleiter Ruhe verschafft. Wenn jeder beteiligten Gruppe von Beginn an klar ist, dass alle 14 eine Information kommt, fällt die Fragerei zwischendurch weg. ACHTUNG: das Zeitintervall muss der Projektleiter präzise einhalten

 

Bis jetzt sieht die Kommunikationsmatrix so aus:

 

  1. Welche Kommunikationswerkzeuge kommen zum Einsatz?

Um den Arbeitsaufwand für die Kommunikation einzuplanen, muss festgelegt werden welches Kommunikationswerkzeug für welches Kommunikationsziel am besten geeignet ist und es muss vorbereitet werden.

Nun wie viele kennen Sie persönlich und welche setzen Sie ein? Mehr als 20 oder weniger als 10? Nur Mails reichen nicht!

Zum Download finden Sie eine kleine Zusammenstellung von Kommunikations-werkzeugen, um Ihr Gedächtnis aufzufrischen.

Download “Kommunikationswege.pdf” Kommunikationswege.pdf – 90-mal heruntergeladen – 365 KB

 

Sie wollen mehr zu dem Thema? Im HeiTec-Campus gibt es einen Kurs dazu.

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